Les courriers, rapports et activités du service doivent faire l’objet d’enregistrements de manière à pouvoir en attester et à rendre compte de ce qui a été réalisé.

Les modalités d’enregistrement des activités de la section “HA” sont précisées ci-dessous :

Les enregistrements doivent respecter la règlementation en matière de protection des données personnelles :

Accueil – registre accueil.xls

Le registre d’accueil Accueil.xls est renseigné par l’agent de permanence au fur et à mesure de sa journée de travail.

Il permet notamment de :

  • retrouver la trace du passage d’un administré et d’un dépôt de document
  • savoir qui a pris en charge un administré
  • établir les bilans d’activité en fin d’année (bilan global ou par agent)

Modalités de renseignement :

  • date : date à laquelle l’agent de permanence a reçu l’administré ou son appel téléphonique
  • agent CHSP : prénom de l’agent ayant reçu l’administré ou son appel téléphonique
  • interlocuteur : NOM de famille (en majuscule) et prénom (en minuscules). Le nom de l’établissement sera plutôt précisé dans la colonne ” type établissement” ou “commentaires”
  • tâche : préciser si la personne est reçu pour une déclaration, un signalement ou un renseignement. Si plusieurs tâches sont réalisées pour un même interlocuteur, on renseignera plusieurs lignes pour la même personne.
  • documents reçus : lorsque des documents sont déposés, il est important d’en garder la trace en précisant la nature des documents. S’il y a plusieurs documents, on peut utiliser les abréviations proposées dans la liste de validation.
  • type établissement : on peut, en plus de la nature de l’établissement, en préciser le nom
  • commentaire : apporter toute précision utile, notamment s’il s’agit d’un projet, le lieu considéré (commune de l’établissement), d’éléments de contexte ou d’explication, de précisions sur l’activité, un contact mail ou téléphonique si suites à donner…

Utilisation du registre

  • Bilan d’activité
    • le recours aux tableaux croisés permet de comptabiliser les tâches accomplies par agent, par mois d’activité et/ou par type d’établissement
  • Recherche
    • elle permet de retrouver l’agent qui s’est occupé d’un administré ou la trace du dépôt d’un document
  • Historique
    • certaines informations ont été supprimées de la version de 2000 comme suite à l’arrêt des “attestation d’information” et des “demandes d’information” établies pour les denrées végétales.
    • données non prises en considération : afin de simplifier au maximum le renseignement du registre, on n’a gardé que ce qui semblait essentiel et on a écarté certaines informations telles que la nature de l’entretien (au téléphone ou au CHSP) ou le contact de l’administré (mail, téléphone ou autre).
  • Fichier
    • les colonnes “agent CHSP”, “tâche”, “documents reçus” et “type établissement” du tableau/registre s’appuient sur des listes de validation placées à droite du tableau (colonnes I, J, …) afin d’orienter le choix des utilisateurs, pour faciliter la réalisation du bilan d’activité.
    • la tableau/registre est une feuille protégée afin de limiter les modifications intempestives du tableau et les erreurs de manipulation. il n’y a pas de code de protection Si un code est demandé pour déprotéger la feuille et la modifier, laisser “vide” le champs de la réponse . Les cellules verrouillées de la feuille protégée sont les titres du tableau et les légendes (listes de validation).
    • le fichier est enregistré au plus près de la racine du serveur sur L:\4-SECTION HA\, compte tenu qu’il constitue un tableau de bord utilisé quotidiennement

Autres activités – registre activités.xls

Le registre d’activités Activités.xls est renseigné par les agents au fur et à mesure de leur journée de travail, avec les tâches qui leur ont été confiées, à l’exception des tâches déjà enregistrées dans les autres registres : accueil, inspections (WINDEV et planning), prélèvements.

Il permet notamment de :

  • savoir à qui a été confié un dossier / attribué une tâche
  • retrouver la trace d’un dossier traité
  • établir les bilans d’activité en fin d’année (bilan global ou par agent)

Modalités de renseignement :

  • date : date à laquelle la tâche a été confiée à l’agent.
  • agent CHSP : prénom de l’agent à qui la tâche a été confiée.
  • tâche : Abrogation, Alerte, Autorisations, Consigne, Destruction, Enquête alimentaire, MED : Mise en demeure, MPA : Mesure de police administrative, PC : Avis sur demande de PC, Prêt thermopuce, PV : procès verbal d’infraction, Réclamation, Saisie, Signalement, TIAC.
  • objet : préciser à quoi s’applique la tâche, l’établissement ou l’évènement. Les mots clés utilisés permettent de retrouver les documents correspondants sur le serveur.
    • Abrogation, Autorisations, Consigne, Destruction, MED : Mise en demeure, MPA : Mesure de police administrative, PC : Avis sur demande de PC, Prêt thermopuce, PV : procès verbal d’infraction, Réclamation, Saisie, Signalement : établissement concerné.
    • Alerte : objet de l’alerte, produit visé et références de l’alerte
    • Enquête alimentaire : cas humain, TIAC ou objet de l’enquête alimentaire
    • TIAC : préciser le quartier, la commune et la date d’apparition, en lien avec l’enquête alimentaire
  • type établissement : sans objet pour Alerte, Enquête alimentaire ou TIAC.
  • commentaire : apporter toute précision utile, notamment une référence (courrier, n°, texte), un contact, un lieu, un résultat, une conclusion, une décision, un poids (consigne/saisie/destruction).

Utilisation du registre

  • Bilan d’activité
    • le recours aux tableaux croisés permet de comptabiliser les tâches accomplies par agent, par mois d’activité et/ou par type d’établissement
  • Recherche
    • elle permet de retrouver l’agent qui s’est occupé d’une tâche
  • Historique
    • ce registre compile différents registres en place avant 2020 : Alertes, Consigne/Saisie/Destruction, PC, Prêt thermopuce, PV, Signalement, TIAC.
    • il permet également d’enregistrer des tâches qui n’étaient pas enregistrées avant 2020 : Enquête alimentaire, MED : Mise en demeure, MPA : Mesure de police administrative, Réclamation.
    • il rappelle (facultatif) certaines tâches déjà enregistrées dans des tableaux de publipostage : Abrogation, Autorisations.
    • données non prises en considération : afin de simplifier au maximum le renseignement du registre, on n’a gardé que ce qui semblait essentiel et on a écarté certaines informations qui ne sont pas utilisées dans le bilan d’activité. Ces informations peuvent être retrouvées dans les documents archivés sur le serveurs et nommés avec les mots clés figurant en “objet”.
  • Fichier
    • les colonnes “agent CHSP”, “tâche” et “type établissement” du tableau/registre s’appuient sur des listes de validation placées à droite du tableau (colonnes I, J, …) afin d’orienter le choix des utilisateurs, pour faciliter la réalisation du bilan d’activité.
    • la tableau/registre est une feuille protégée afin de limiter les modifications intempestives du tableau et les erreurs de manipulation. il n’y a pas de code de protection Si un code est demandé pour déprotéger la feuille et la modifier, laisser “vide” le champs de la réponse . Les cellules verrouillées de la feuille protégée sont les titres du tableau et les légendes (listes de validation).
    • le fichier est enregistré au plus près de la racine du serveur sur L:\4-SECTION HA\, compte tenu qu’il constitue un tableau de bord utilisé quotidiennement

informatique et libertés – droits des usagers

Les données à caractère personnel collectées par le CHSP dans le cadre des démarches des usagers faisant l’objet d’un traitement informatique sont soumises aux dispositions de la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Les usagers disposent de droits sur leurs données (selon les cas : droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition) et doivent en être informés :

  • Clause d’information des usagers

Elles sont fournies à destination du seul CHSP et doivent être conservées dans le respect des prescriptions légales. Elles ne peuvent être partagées qu’avec certaines autorités disposant d’un droit de communication de ces données (autorités judicaires, police, gendarmerie, douane….). Les usagers lésés peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr.

Pour toute question relative à l’utilisation des données personnelles, contacter la Déléguée à la Protection des Données (DPD) aux adresses suivantes : DPO Service de l’informatique BP 4574 98713 PAPEETE – dpo@informatique.gov.pf.

documents de référence

informatique et libertés – droits des usagers

Les données à caractère personnel collectées par le CHSP dans le cadre des démarches des usagers faisant l’objet d’un traitement informatique sont soumises aux dispositions de la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Les usagers disposent de droits sur leurs données (selon les cas : droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition) et doivent en être informés :

  • Clause d’information des usagers

Elles sont fournies à destination du seul CHSP et doivent être conservées dans le respect des prescriptions légales. Elles ne peuvent être partagées qu’avec certaines autorités disposant d’un droit de communication de ces données (autorités judicaires, police, gendarmerie, douane….). Les usagers lésés peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr.

Pour toute question relative à l’utilisation des données personnelles, contacter la Déléguée à la Protection des Données (DPD) aux adresses suivantes : DPO Service de l’informatique BP 4574 98713 PAPEETE – dpo@informatique.gov.pf.

documents de référence

  • NS DS 12/12019
  • ref
  • xxx

politique de protection des données – projet CHSP :

<Préciser le service/Direction>  (ci-après « <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>  »), attache la plus grande importance à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée de ses utilisateurs comme de toute personne qui accède à ses sites internet.

La présente Politique de protection des données personnelles (« Politique ») décrit quels types de données à caractère personnel vous concernant, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>  et ses éventuels sous-traitants peuvent être amenés à traiter.

Toutes les opérations sur vos données à caractère personnel sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment de la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») rendus applicables à la Polynésie française.

L’utilisateur du site reconnaît avoir pris connaissance et accepté la présente Politique. Si l’utilisateur est en désaccord avec ces termes, il est libre ne pas utiliser les sites et ne fournir aucune donnée personnelle.

ARTICLE 1 – Définitions

« Donnée à caractère personnel » – toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

« Traitement de données à caractère personnel » – toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;

« Responsable du traitement » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, qui collecte et traite des données à caractère personnel ;

« Destinataires » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

« Tiers autorisés » – une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION

La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’informer les Personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>.

ARTICLE 3 – IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les données à caractère personnel sont collectées par <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>, représenté par M./Mme XXX, en sa qualité de propriétaire du Site.

Le <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>, est un service administratif relevant <du Gouvernement / de la Présidence[t1] > de la Polynésie française. <Le Gouvernement/la Présidence> de la Polynésie française est, dans le cadre de la politique informatique et libertés représenté par <le ministre en charge du numérique/ le Président>.

ARTICLE 4 – TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Dans le cadre de l’exploitation du Site internet site https://www. <Précisez-le lien vers le site internet>.pf/, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> collecte des données vous concernant. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, certaines informations étant obligatoires et d’autres facultatives, indiquées par l’astérisque (*) dans les formulaires de collecte.

a)            Finalités

Dans le cadre de l’exploitation du site https://www. <Précisez-le lien vers le site internet>.pf/ et de ses applications, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> collecte des données vous concernant. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, à savoir :

–              La gestion des accès à certains Services ainsi que leur utilisation ;

–              La constitution de fichiers de membres inscrits aux Services

–              L’envoi de newsletters, sollicitations et messages promotionnels à la condition que l’Utilisateur coche la case exprimant son acceptation, prévue à cet effet, lors de son inscription aux Services ;

–              L’élaboration de statistiques et de mesures de fréquentation des Services ;

–              La gestion des avis et des sondages des Utilisateurs sur des Services ou contenus du Site.[NS2]

b)           Données traitées

Lors de la collecte des données, l’Utilisateur sera informé si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données identifiées par un astérisque au sein du formulaire d’inscription sont obligatoires. A défaut, l’accès aux Services et leur utilisation par l’Utilisateur sera impossible.

Par ailleurs, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> pourra être amené à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités, en prenant soin de recueillir le consentement préalable des personnes concernées.

En particulier, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> pourra être amené à collecter les données suivantes (Le cas échéant, à modifier, compléter ou supprimer) :

–              Identité : nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie, adresse de courrier électronique, date de naissance, code interne de traitement permettant l’identification du utilisateur (ce code interne de traitement est distinct du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques, du numéro de sécurité sociale et du numéro de carte bancaire) ;

–              Données de contact : les messages envoyés sur le site via les formulaires de contact, la correspondance qui pourrait éventuellement nous être envoyées.

–        Données relatives aux inscriptions aux newsletters : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie

–         Statistiques de fréquentation : adresse IP, cookies, par exemple, les pages consultées par l’Utilisateur, la date et l’heure de la consultation (voir détail concernant les cookies ci-dessous).

Le caractère obligatoire ou facultatif des données que les Personnes concernées pourraient être amenées à renseigner sera indiqué sur les formulaires de collecte par un astérisque. A défaut de remplissage des zones à astérisques l’Utilisateur ne pourra accéder aux Services. En tout état de cause, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux réglementations en vigueur et notamment à la « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement n°2016/679.[NS3]

c)            Destinataires des données collectées

Les données à caractère personnel collectées sur ce site sont exclusivement réservées au <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>.

Dans le cas où <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, ces derniers seront notamment choisis pour les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment en termes de fiabilité et de mesures de sécurité.

d)           Données transférées aux autorités et/ou organismes publics

Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

e)           Données transférées à l’étranger

Aucun transfert n’est réalisé hors du territoire. Toutefois, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.

<PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> fixe alors contractuellement le respect des dispositions sur la protection des données et la sécurité des informations avec les destinataires concernés et prend toutes les mesures nécessaires à l’observation rigoureuse des garanties par des tiers.

f)            Durées de conservation

<PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale. Certaines données à caractère personnel peuvent être conservées par <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> pour des durées plus longues exclusivement à des fins archivistiques, dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées pendant une durée supérieure à celle qui est nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

g)            Réseaux sociaux

Lorsque l’Utilisateur utilise un Service via un site de réseau social, l’Utilisateur permet à l’Editeur d’accéder à certaines informations qu’il a fournies au site de réseau social, telles que notamment son nom d’utilisateur, ses nom et prénom, son image de profil, et ses données relatives à l’utilisation de ce Service. En accédant à un Service via un site de réseau social l’Utilisateur autorise l’Editeur à collecter, stocker et utiliser toutes les informations que l’Utilisateur a autorisé le site de réseaux social à fournir à l’Editeur.

ARTICLE 5 – Protection des données personnelles des mineurs

Le site internet de <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> n’est généralement pas destiné aux mineurs de moins de 13 ans. C’est la raison pour laquelle nous ne collectons, ni ne conservons des données personnelles concernant les enfants de moins de 13 ans, sans obtenir un consentement parental vérifiable, sachant que les titulaires de l’autorité parentale pourront demander à recevoir les informations relatives à leur enfant et en demander la suppression.

ARTICLE 6 – Cookies

L’Utilisateur est informé que, lors de ses connexions sur le Site et lors de l’utilisation des Services, des cookies ou autres technologies sont utilisées, sous réserve du choix exprimé par l’Utilisateur; ce choix pouvant être modifié à tout moment.

Un Cookie permet à son émetteur, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des Cookies du même émetteur. Un cookie enregistre des informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation, etc…) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures.

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de cookies en configurant les paramètres de votre navigateur, comme indiqué ci-dessous. L’accès à certains services et rubriques du site pourra, dans cette hypothèse, être altéré, voire impossible.

Plusieurs types de cookies sont susceptibles d’être utilisés par le site :

– Les cookies strictement nécessaires à la navigation sur le site et devant garantir son bon fonctionnement ;

– Les cookies fonctionnels qui vous permettent de vous identifier et par conséquent de personnaliser votre expérience sur le site ;

– Les cookies qui permettent d’établir des statistiques de fréquentations ;

– Les cookies et plug-in de réseaux sociaux ;

Ces cookies facilitent la navigation et améliorent la convivialité du site internet. Pour plus d’informations concernant notre gestion des cookies, veuillez vous rendre sur la page de gestion des cookies en cliquant ici.[NS4]

ARTICLE 7 – DROIT DES PERSONNES

Conformément à la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ainsi qu’aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen reconnues comme applicables à la Polynésie française, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité, que vous pouvez exercer aux adresses suivantes en justifiant de votre identité : <Renseignez l’adresse du service/Direction> <Renseignez l’adresse email de contact>Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr, sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus.

Pour toute question relative à l’utilisation de vos données, vous pouvez contacter la Déléguée à la Protection des Données (DPD) aux adresses suivantes : DPO Service de l’informatique BP 4574 98713 PAPEETE – dpo@informatique.gov.pf ou consulter notre politique de protection des données : <www.Précisez le lien vers la politique de protection des données.pf>

ARTICLE 8 – MESURES DE SECURITE

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION> met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 9 – MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

En cas de modification de la présente Politique par <PRÉCISER LE SERVICE/DIRECTION>  ou si la loi l’exige, elle sera publiée sur nos sites et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur nos sites internet.

Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) www.cnil.fr

[t1]A adapter selon le cas[NS2]A vérifier[NS3]A vérifier[NS4]Insérer un lien hypertexte renvoyant à la page 6.2