Comment constituer un dossier CSE ?

L’employeur transmet, par voie dématérialisée au Service de l’Emploi, un dossier complet constitué des pièces suivantes :

• Un courrier indiquant les motifs pour lesquels l’employeur doit recourir à une réduction de temps de travail de ses salariés.
• *Une copie de l’accord d’entreprise instaurant une réduction du temps de travail. Cet accord doit être visé par la Direction du travail.
• Une attestation délivrée par la Caisse de prévoyance sociale (CPS) certifiant que l’employeur est à jour du versement de ses cotisations sociales ou à jour des paiements dans le cadre d’une convention établie avec la CPS.
• *Un état récapitulatif du chiffre d’affaires de l’entreprise pour les vingt-quatre mois précédant la demande ou pour l’ensemble de la période d’activité si l’entreprise a moins de 2 ans d’existence. Joindre la version xls.
• Une copie des déclarations de TVA pour les vingt-quatre mois précédant la demande ou pour l’ensemble de la période d’activité si l’entreprise a moins de 2 ans d’existence.
• *Pour le secteur de l’hôtellerie, un état récapitulatif mensuel des taux d’occupation des chambres pour les vingt-quatre mois précédant la demande ou pour l’ensemble de la période d’activité si l’entreprise a moins de 2 ans d’existence. Joindre la version xls.
• Le cas échéant, les deux derniers bilans et comptes de résultats disponibles au moment de la demande.
• *L’état nominatif prévisionnel permettant d’évaluer le montant de l’aide pour la durée de la convention. Joindre la version xls.
• Tout autre élément permettant d’apprécier la nécessité pour l’employeur de recourir à une réduction du temps de travail.
• Un relevé d’identité bancaire ou postal au nom de l’entreprise ou de l’employeur.

Précisions concernant l’accord d’entreprise de réduction du temps de travail

Cet accord doit être conclu entre l’employeur et une organisation syndicale représentative.

Toutefois, la réduction du temps de travail peut être mise en œuvre indifféremment soit :

• par accord conclu avec un salarié ayant obtenu un mandat syndical de négociation de la part d’une organisation syndicale représentative ;

• par accord conclu avec la majorité des salariés, dans les entreprises :

1. ne disposant pas de délégué syndical ;

ET

2. non assujetties à la mise en place d’un comité d’entreprise ou de délégués du personnel ;

OU

3. assujetties à la mise en place d’un comité d’entreprise ou de délégués du personnel et ayant établi un constat de carence communiqué à la Direction du travail.

La durée de validité de cet accord est au maximum d’une année, ou doit couvrir au moins la période de la CSE.

Comment remplir un état nominatif prévisionnel ?

L’employeur doit remplir le document pour l’ensemble des salariés concernés. Des données devront être informées pour chaque mois concerné par la mesure. Seules les premières colonnes en jaune doivent être complétées. Les autres cellules se calculent automatiquement et ne doivent pas être modifiées. L’employeur veillera à y sélectionner le secteur CPS de l’entreprise qui détermine le taux des cotisations CPS patronales.

L’employeur mentionne dans chaque état nominatif et pour chaque salarié, les éléments suivants :

• Nom, Nom marital (éventuellement), prénom, date de naissance et n° DN ;
• Le nombre d’heures mensuelles prévues dans le contrat de travail avant la mise en œuvre de la réduction du temps de travail ;
• Le salaire brut mensuel moyen antérieur à la réduction du temps de travail. Il s’agit de la moyenne des salaires des trois mois précédant la mise en œuvre de la réduction du temps de travail, hors heures supplémentaires. Le salaire brut est constitué du salaire de base, majoré de l’ancienneté et des éléments accessoires non aléatoires*, à caractère mensuel et liés à l’exécution du travail, à l’exception des avantages en nature et des remboursements de frais.
• Le nombre d’heures de travail à réaliser dans le cadre de la CSE. Le taux de réduction du temps de travail sera affiché automatiquement.

* Précisions sur la notion « d’éléments accessoires non aléatoires, à caractère mensuel et liés à l’exécution du travail » : elle vise à exclure les éléments de salaire qui ne sont pas obligatoires pour l’employeur (récompense, gratification par exemple) et les éléments liés non pas au travail mais aux résultats de l’entreprise ou du salarié, donc aléatoires dans leur montant. Sont ainsi aléatoires : les commissions sur vente, une récompense, une prime exceptionnelle, le service charge etc…Au contraire, entrent dans le salaire brut, les primes mensuelles, inscrites dans le contrat de travail et qui ne sont pas aléatoires puisque dues dès lors que le travail a eu lieu dans les conditions prévues par la prime (par exemple : prime femme de chambre (2% du salaire de base), prime d’insalubrité(10% du salaire de base), prime de nuit (15% du salaire de base), prime de caisse liée à la présence etc…).

Comment bénéficier de l’aide durant toute la durée de la convention ?

L’employeur doit produire chaque mois, par voie dématérialisée, les pièces permettant le versement de la CSE et des cotisations patronales y afférentes. Il se connecte en ligne et renseigne : le numéro Tahiti iti, le numéro de dossier généré lors de sa demande intiale, ainsi que le mois concerné par la demande.

• L’état nominatif actualisé*. Ce document en version excel devra présenter pour les colonnes en jaune, les mêmes informations que dans l’état nominatif prévisionnel pour le mois concerné. La colonne DMO devra être renseignée et correspond aux nombres d’heures de travail déclarées à la CPS. La colonne « jours non rémunérés » devra être renseignée le cas échéant (Il s’agit des jours non pris en charge par l’employeur comme lors d’un arrêt de travail, d’un congé de maternité, d’un congé sans solde, d’une absence non justifiée et non autorisée, d’une mise à pied…)
• La déclaration de salaires et de main d’œuvre.
• La déclaration de la CSE (La CSE fait l’objet d’une déclaration distincte à la C.P.S. Cette déclaration peut se faire en ligne sur le site internet de la CPS, au même titre que la déclaration de salaires et de main d’oeuvre). Ces pièces doivent parvenir au S.E.F.I. dans un délai maximum de deux mois à compter de l’échéance de la convention CSE. A défaut de production de ces pièces, le S.E.F.I. peut procéder à la résiliation unilatérale de la convention.

L’employeur doit adresser également par voie dématérialisée les ordres de recettes de la C.P.S. pour les mois couverts par la convention CSE, dès qu’ils sont disponibles.

* L’employeur doit veiller à la cohérence entre les différents documents. Vous devez déclarer à la CPS, la CSE brut qui sera recalculée éventuellement en tenant compte des heures réellement effectuées, mentionnées dans la déclaration des salaires. Un ajustement de l’état nominatif prévisionnel est possible pour tenir compte des heures complémentaires ou des jours non rémunérés.

Heures complémentaires : il s’agit des heures comprises entre le nombre d’heures de travail prévu suite à la réduction du temps de travail, et le nombre d’heures de travail prévu dans le contrat de travail précédant la mise en place de la CSE.
En cas de surcroît d’activité, il est obligatoire de recourir aux heures complémentaires pour les salariés en réduction du temps de travail avant toute nouvelle embauche.