Avec l’accroissement quotidien des documents informatiques traités dans les communes, le SPCPF a lancé une campagne d’information depuis l’an dernier, à propos de la sauvegarde des précieuses données. Sur son site, l’entité explique que, « Si les communes ne font pas de sauvegardes, la perte de données peut avoir des conséquences importantes. En cas de bug, de mauvaise manipulation, d’attaque virale, de dysfonctionnement du système, il sera impossible à la commune de revenir rapidement à un état de travail correct. » et d’ajouter que « le SPCPF n’a pas de baguette magique pour récupérer les données perdues ».
Un dépliant a d’ailleurs été édité à l’adresse des maires et des équipes municipales. Puisque l’informatique est une compétence du SPCPF, les communes doivent adhérer pour bénéficier d’une assistance quotidienne en matière de conseil, d’études et d’analyses. Dès lors qu’une commune est prise en charge par la cellule informatique du syndicat, des interventions directes peuvent également être envisagées si besoin est.
« Aujourd’hui, ce sont 38 communes sur les 48 (que comptent la Polynésie) qui ont adhéré à cette compétence. » a précisé Noé Tupea, responsable de la cellule en question. Ce qui représente, au vu de certains experts et des secrétariats des mairies, un volume dépassant largement les 7 à 8 millions de documents administratifs annuels divers « voire même plus ! » selon une directrice générale des services d’une commune de Tahiti. Un chiffre cependant qui n’est pas exhaustif au vu des nombreux services composants l’administration d’une commune.
Autre exemple qui prouve de l’importance pour les mairies de se doter de serveurs puissants et de grandes capacités, celui de la mairie principale de l’île vanille, Taha’a. Cette dernière traite annuellement quelques 7500 documents, pour la seule section « Secrétariat » et 1932 dossiers traités pour le volet social. En cumulant les fichiers de tous les services, cette petite mairie gérerait près de 10 à 11 000 documents. L’informatisation devenue quasi-obligatoire de tout cet ensemble se fait régulièrement. D’où la nécessité de sauvegarder, au cas où.
L’informatisation est une affaire prise très au sérieux, même dans les îles les plus éloignés. Elles n’ont certes pas de grands volumes à traiter, mais les tāvana sont conscients qu’il est impératif de tout protéger. A Tatakoto, une île des Tūamotu de l’est ( à quelques 1300 km de Tahiti ), rien n’est négligé , « Bien que nous n’ayons pas de grands volumes de fichiers informatiques, nous sommes quand même suivis par le SPCPF. Mais, à côté de cela, nous faisons également appel à des prestataires pour des besoins ponctuels. » nous a expliqué Dominique Soullard, le secrétaire général de cette petite commune pa’umotu. Elle bénéficie, elle aussi, du programme de formation à l’utilisation du logiciel WINELEC, destiné à la gestion des suffrages pour les municipales.
Toutefois, les îles éloignées des Tūamotu-Gambier ont un mode de fonctionnement différent de celui des grandes îles. «Notre comptabilité est traitée à Tahiti, par la SIVMIG, le Syndicat à Vocation Multiples des Tūamotu-Gambier. Ce qui fait que nous n’avons pas vraiment beaucoup de fichiers à traiter, mais on le fait quand même. Et donc, à cet instant précis, la sauvegarde est évidemment obligatoire et de mise. »
Afin de faciliter les conseils à distance, le SPCPF a mis en place une Hotline depuis 2010, dont le rôle est celui d’un centre d’appel où l’intervenant, en l’occurrence un agent municipal habilité, est orienté et conseillé. Toujours d’après Noé Tupe’a « Le syndicat a un rôle de conseil. Lorsqu’on nous appelle, ce n’est pas forcément que pour de la sauvegarde. Il y a, d’une part les logiciels dits « de métier » comme ceux utilisés pour la gestion en RH (Ressources Humaines), mais il peut y avoir d’autres besoins liés à l’environnement informatique. Nous les accompagnons alors dans les diverses procédures.»
Pour finir, dans son dépliant, le SPC rappelle à ses adhérents que les sauvegardes doivent être effectuées après le traitement de chaque fichier informatique, mais surtout contrôlées. Parfois l’empressement a souvent fait perdre des heures de travail. Pour éviter cela, il faut pousser la sauvegarde plus loin, c’est-à-dire en s’assurant que le serveur a lui aussi, est à jour dans son système de sauvegarde. En cas de doute ou de problèmes pouvant survenir malgré toutes les précautions d’usage, les communes doivent appeler sans attendre la Hotline du SPCPF au 506 372.
