Type de marché : consultation dans le cadre d’un marché dispensé de procédure

Date limite de réception des offres : Mercredi 9 juin 2021, à midi (heure de Tahiti)

La mission se déroulera en Polynésie française.

Présentation du projet

Dans le cadre du plan de relance 2021-2023 de la Polynésie française, la Direction Générale de l’Economie Numérique (DGEN) pilote le projet de création d’un espace de convergence dédié au développement du secteur de l’innovation et du numérique : « Polynesian Factory ».

Introduction

La Polynesian Factory (« PF.PF ») est un projet de développement économique et social, associé au plan de relance présenté par la Polynésie française. PF.PF a pour ambition l’internationalisation des projets innovants et la convergence des acteurs des écosystèmes numériques, d’affaires, publics, de la formation et de la recherche.

 Concrètement, PF.PF est une zone d’activité dédiée au développement de l’économie de l’immatériel, et en particulier de l’innovation. Cette zone d’activité devra à la fois permettre d’assurer l’accès aux activités au plus grand nombre et porter les politiques de développement économique et social liées à l’innovation. À terme, il devra regrouper un ensemble d’espaces de convergence visant à stimuler la recherche, l’innovation et l’entrepreneuriat. 

 

P.PF est un levier d’accélération du sursaut économique et social à travers l’accompagnement des initiatives privées et publiques en matière : 

  • D’innovation et de construction d’écosystèmes innovants ;  
  • D’entrepreneuriat ;
  • De formation et d’inclusion sociale ;                                      
  • De transformation digitale.

 

Enfin, il doit participer à l’essor de l’attractivité et du rayonnement du Pays, plus particulièrement sur les sujets de développement durable et des technologies concourant à l’essor économique des îles. PF.PF est un écosystème complet à destination de l’innovation et de l’économie de l’immatériel.

Phasage et description des activités

Le programme Polynesian Factory est composé de 2 grandes phases :

  • Lancement du pilote dès 2021 sur le site de Pirae, sis ex-showroom de BMW, offrant une espace de travail de 680 m² et un parking de 1 200 m² pouvant accueillir des extensions de surface.
  • D’ici à 2025, le PF.PF rejoindra sa localisation définitive (plusieurs sites sont actuellement à l’étude) qui devra se composer d’une zone minimum de 2500 m².

Objectif de la mission

La présente consultation concerne la prestation événementielle pour le lancement du PF.PF.

La prestation devra comprendre les éléments de mission suivants :

1 – Conception et organisation événementielle

2 – Actions de communication autour de l’événement (optionnel)

Délais d’exécution souhaité

La livraison de l’ensemble des éléments de mission devra se faire au plus tard trois mois après la date de notification.

Description de l’événement

1 – Conception et organisation événementielle

Cette prestation porte sur la conception et l’organisation d’un événement pour le lancement du PF.PF. Est attendue une proposition qualitative et fonctionnelle avec un concept original et créatif. De manière générale, l’événement devra être un moment fédérateur et festif qui inclura autant que possible l’ensemble de l’écosystème Polynésien lié à l’innovation et au numérique.

Date : la date de lancement de l’événement sera confirmée ultérieurement. A titre indicatif, elle devrait se tenir courant du troisième trimestre 2021.

Lieu : Polynesian Factory, 6 rue Paul Bernière, Commune de Pirae

Événement de lancement du PF.PF

La prestation portera sur un événement ayant lieu dans le cadre du lancement du PF.PF, avec un maximum de 150 invités. 

Sous réserve du choix final, après consultation avec la DGEN, la prestation comprend les deux postes suivants :

  • Conception de l’événement, incluant : 
  • définition du concept (type d’événement, fil conducteur), 
  • plan d’aménagement du site, 
  • conception et proposition de déroulé, 
  • définition des animations et supports dans leurs principes, 
  • définition et élaboration des contenus, 
  • identification et mise en scène des lieux (décoration, son / lumière, mobilier, conception de l’invitation / signalétique / PLV),
  • recherche et proposition des prestataires techniques et logistiques (frais de décoration, son / lumière, mobilier, animation, signalétique / PLV, traiteurs…)
  • Organisation de l’événement, incluant : 
  • organisation, 
  • suivi, 
  • mise en œuvre technique et logistique, 
  • supervision de la production et du personnel techniques (montage / démontage, son / lumière, mobilier, traiteur, signalétique / PLV…), 
  • organisation et gestion du déroulement de l’événement, des animations, 
  • gestion et coordination des partenaires impliqués et de l’ensemble des prestataires de l’événement.

 

Ton et style général de l’événement, mots clés :

  • Accueillant, chaleureux, humain : PF.PF un lieu de vie et de rencontres,
  • Créatif, innovant (high et low tech) : inspirant, expérience différente des ce que l’on retrouve habituellement,
  • Art et culture Polynésienne : mise en avant du savoir-faire et des artistes Polynésiens,
  • Développement durable (recyclage, upcycling, matériaux de réutilisation) : la part belle sera faite à la réutilisation des éléments de décorations, fournitures et/ou mobiliers utilisés – à conserver pour une utilisation future sur site,
  • Matériaux et style local (sources localement, artisanal, DIY) : une impression générale du fait-local / fait-main,
  • Nature (décoration nature, florale avec végétation, jardins, gazon…),
  • Communauté (humains, vivant, vibrant) et écosystème innovation/numérique,
  • Inclusion (des acteurs, des îles, de la région, international).

Toutes actions proposées feront l’objet d’un suivi financier de la part du prestataire et devront être incluses dans un rétro-planning et un budget (mise en œuvre logistique, technique et production des supports, traiteurs…).

2 – Optionnel : Actions de communication autour de l’événement

En plus des prestations de conception et d’organisation événementielle, la DGEN est ouverte à des propositions de pistes / concepts créatifs portant sur des actions de communication autour de l’événement de lancement.

Sous réserve du choix final de la DGEN, cette prestation consiste en la présentation de 3 pistes / concepts créatifs d’actions de communication, cela comprend :

  • Conception : définition du concept, conception et proposition, définition et élaboration des contenus, définition et élaboration du déroulé, définition et élaboration des supports et contenus (web, print…), recherche et proposition de prestataires,
  • Mise en œuvre complète : organisation, suivi, mise en œuvre technique et logistique, gestion et coordination au niveau des prestataires.

Toutes actions proposées feront l’objet d’un suivi financier de la part du prestataire et devront être incluses dans un rétro-planning et un budget (mise en œuvre logistique, technique et production des supports…).

Il est rappelé que les droits de propriété intellectuelle afférents au concept créatif / pistes créatives sont cédés à l’acheteur public sous réserve des droits des tiers.

Documents annexes et procédure

Les annexes inclus :

La proposition des candidats devra inclure :

  • Toute pièce justifiant la capacité du candidat,
  • Portfolio incluant références pertinentes dans le cadre du présent marché,
  • Moyens humains et matériels mis à disposition,
  • Planning prévisionnel avec le phasage de la mission,
  • Plan de charge pour l’année en cours,
  • Devis avec honoraires ventilés par phase – offre ferme et définitive.

Votre proposition devra être retournée par email à la DGEN, à l’adresse suivante : dgen@polynesie-francaise.pf