L’arrêté n°2507 CM du 28 décembre 2023 a abrogé la plupart des dispositions de l’arrêté n° 1747 CM du 20 novembre 2012 concernant les cessions. En particulier, les cessions de la DSI ne s’appliquent plus aux services de l’administration du Pays.

La présente circulaire explique la procédure d’obtention du visa de la DSI, les cas particuliers d’acquisition ou de prestations ainsi les règles générales d’organisation des projets de transformation numérique.

1. Procédure d’obtention du visa

Le visa de la DSI est préalable au visa du CDE ou de son correspondant pour toute commande publique en rapport avec le système d’information du Pays :

• Acquisition de matériel informatique passé en dehors des marchés de coordination des achats
• Acquisition de logiciels
• Prestations de services dans la conception, la réalisation, la maintenance des systèmes d’information
• Prestations de services dans la sécurité des systèmes d’information
• Prestations de travaux sur les réseaux informatiques
• Abonnement à des connexions à Internet et à des services en ligne

La procédure de visa est différente pour un bon de commande ou une commande avec phase de consultation des entreprises.

Visa des bons de commandes

Le traitement de la demande de visa est accéléré lorsqu’elle est accompagnée d’une note de présentation apportant les informations suivantes :

• L’apport à la réalisation ou à l’amélioration des missions du service demandeur ;
• La compétitivité par rapport à d’autres solutions ;
• L’intégration dans le système d’information de l’administration ;
• La sécurité informatique et la protection des données.

Avis et visa des commandes publiques avec publicité

Pour sécuriser la commande publique concernant le système d’information du Pays, la DSI doit être consultée pendant la phase préparatoire des conventions, MAPA et marchés publics formalisés pour qu’elle apporte son avis sur le projet. L’avis de la DSI doit être obtenu avant la phase de consultation des entreprises.

Le visa de la DSI intervient avant l’engagement du marché, après la procédure de consultation et d’analyse des offres.

La procédure d’avis de la DSI sécurise l’obtention du visa en phase de signature du marché public.

Visa des avenants des conventions et des marchés publics

Les avenants d’une convention ou d’un marché public en rapport avec le système d’information du Pays, doivent obtenir le visa de la DSI, au même titre que le contrat initial. En effet, un avenant peut modifier les conditions de réalisations des prestations numériques prévues initialement.

Délivrance du visa

Le traitement de la demande de visa peut produire les résultats suivants :

• Visa technique : le dossier présenté pour visa n’amène aucune remarque. Le visa peut éventuellement être accompagné d’observations pour préciser les conditions de mise en œuvre des prestations numériques.

• Non visé : le dossier doit être reformulé ou il ne requiert pas le visa de la DSI. Ce type de visa est accompagné de commentaires.

Le visa est apposé sur le bon de commande ou sur la page de signature de la convention ou de l’acte d’engagement.

Exonération de visa

Les commandes suivantes sont exonérées de visa :

• Les acquisitions de matériels informatiques sur les autorisations de programmes dédiées de la DGEE pour le compte des établissements publics d’enseignements.

• Les prestations de réalisation ou d’hébergement du site web du service, hors téléservice. Cependant, la DMRA doit être consultée dans le cadre de la coordination des sites web du Pays.

• La reconduction à l’identique (hors avenant) d’un contrat qui a déjà obtenu le visa de la DSI.

• Les acquisitions de petits périphériques : clés USB, disques durs externes, lecteurs ou graveurs externes, claviers, souris, haut-parleurs, casques audio, webcams, câbles électriques, connectique pour écrans, etc.

• Les consommables d’imprimantes : toner, cartouche d’encre, etc.

2. Acquisition et location de matériel informatique

La DSI coordonne les achats des équipements informatiques de l’administration. Les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les éléments actifs du réseau (switch, routeurs…) connectés au réseau de l’administration, les imprimantes, les scanners sont acquis par la DSI sur des opérations millésimées. Certains cas particuliers dérogent à cette règle générale.

Acquisition de matériel hors marché coordonné

Les matériels spécifiques à certains métiers peuvent être acquis sur vos crédits après visa technique de la DSI ou par subdélégation de crédits de la DSI. Le projet d’acquisition doit être justifié auprès de la tutelle de la DSI pour justifier le recours à une acquisition hors marchés coordonnés.

Location des photocopieurs

Dans le cadre de la coordination prévue par le code des marchés publics, la DSI recommande de reconduire vos contrats de location et de maintenance des photocopieurs. Ces contrats doivent obtenir le visa de la DSI.

Les contrats de location et de maintenance des photocopieurs, les consommables et les réparations sont à imputer sur votre budget de fonctionnement.

Mise en œuvre des autocommutateurs téléphoniques

La DSI met à votre disposition des prescriptions techniques (https://www.service-public.pf/dsi/travaux-reseau) à respecter lors de la mise en place d’un autocommutateur téléphonique mixte analogique/IP ou de solution de téléphonie IP (VoIP).

Les prestations concernant ces types d’autocommutateurs doivent faire l’objet du visa technique de la DSI. L’acquisition des autocommutateurs est à imputer sur votre budget.

Acquisition de périphériques multimédias

La DSI gère une opération d’investissement transversale pour l’acquisition des vidéoprojecteurs, TV connectées, matériel de visioconférence, etc. Après avis de la DSI, les crédits seront subdélégués à votre centre de travail. Ces acquisitions sont limitées par les crédits disponibles.

3. Travaux sur les réseaux informatiques et abonnement Internet

L’interconnexion entre le réseau de l’administration et Internet ou d’autres réseaux (par exemple le réseau d’un prestataire externe), est strictement contrôlée et encadrée. Ce contrôle garantit la qualité et la sécurité du réseau de l’administration. L’interconnexion avec la zone de production est régie par des règles plus strictes.

En conséquence, les travaux sur le réseau de l’administration et la connexion d’équipements autres que ceux fournis par la DSI doit être strictement maitrisé.

Travaux sur les réseaux informatiques

Dans le cadre d’aménagements des locaux, des travaux de câblage réseau sont souvent nécessaires. Ces travaux à l’intérieur des bâtiments sont à imputer sur votre budget. Ils doivent suivre les prescriptions techniques du cahier des charges de la DSI (https://www.service-public.pf/dsi/travaux-reseau) pour répondre aux recommandations et contraintes du réseau de l’administration.

En conséquence, ces projets de travaux doivent être soumis au visa de la DSI.

Visa des abonnements Internet

Les accès directs à Internet, sans passer par les liaisons déployées par la DSI, sont autorisés de manière exceptionnelle pour répondre à des besoins que le réseau actuel de l’administration n’est pas en mesure de fournir.

Les contrats que vous souhaitez passer directement auprès des fournisseurs d’accès Internet locaux (Vini, Viti, Vodafone, Tahiti Wifi, etc.), doivent être visés par la DSI. Les EPAC liés à ces abonnements doivent aussi faire l’objet d’un visa technique préalable de la DSI.

S’il s’agit d’une nouvelle souscription de contrat, la demande de visa doit être accompagnée des documents suivants :

• D’un rapport décrivant la mise en concurrence des différents opérateurs

• Du projet de contrat d’abonnement, préférentiellement en technologie fibre optique

• D’un certificat administratif justifiant de l’usage de l’accès Internet qui ne peut pas être couvert

• De l’EPAC

S’il s’agit d’une reconduction de contrat, la demande de visa doit être accompagnée :

• Du contrat d’abonnement initialement visé par la DSI.

• D’un certificat administratif justifiant de l’usage qui ne peut pas être couvert par la liaison centrale gérée par la DSI.

• De l’EPAC

4. Acquisition et abonnement des logiciels

La DSI définit les stratégies d’acquisition, d’installation et de déploiement des logiciels communs avec l’objectif de rationaliser les moyens et les coûts. Le catalogue des logiciels transversaux est disponible sur le site de la DSI (https://www.service-public.pf/dsi/offre-de-service/).

Acquisition de logiciels spécifiques

Les logiciels nécessaires aux missions des services peuvent être acquis sur vos crédits après visa de la DSI. Le projet d’acquisition doit être accompagné d’une note explicative (voir visa des bons de commande). Lorsque le besoin recouvre un des logiciels communs de l’administration, il doit être justifié auprès de la tutelle de la DSI.

Abonnement à des services en ligne (SaaS)

De plus en plus d’éditeurs proposent leurs logiciels en abonnement à un service en ligne, appelé SaaS (Software as a Service). Étant donné sa nature, cette dépense doit être imputée sur votre budget de fonctionnement.

L’abonnement à un service en ligne n’a pas d’impact direct sur le réseau de l’administration ou sur le système d’information de l’administration. Vous portez cependant la responsabilité de l’externalisation des données de l’administration. Lorsque vous soumettez pour visa à la DSI un projet d’abonnement à un service en ligne, vous devez l’accompagner d’une note expliquant les mesures que vous prenez sur les points suivants :

• Les conditions d’export des données que vous versez dans le service en ligne. Le service doit vous permettre d’exporter à tout moment les données dans un format simple (type fichier texte).

• Les mesures que vous prenez pour la protection des données personnelles qui seraient chargées sur la plateforme en ligne et les garanties de respect du RGPD que présentent ce service et son fournisseur, notamment si le service est hébergé dans un pays tiers (hors Union européenne).

• Les mesures de sécurité informatique protégeant les données de l’administration contre le piratage.

5. Règles d’organisation des projets de transformation numérique

La nouvelle stratégie du système d’information du Pays prévoit que les services soient acteurs de leurs projets de transformation numérique sous le pilotage et la coordination de la DSI. La DSI veille à la cohérence du système d’information de l’administration.

Lorsque vous souhaitez lancer un projet de dématérialisation, vous devez en informer la DSI lors de l’émergence du besoin. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter.

Projet de dématérialisation simple

Si votre projet de dématérialisation peut être couvert par des prestations de quelques semaines, il peut être considéré comme peu complexe. En fonction de la nature des travaux, la réalisation peut être imputée sur votre budget de fonctionnement. Si les travaux peuvent être imputés sur le budget d’investissement, la DSI gère une opération transverse sur laquelle les prestations pourront être imputées, dans la limite du budget disponible. La situation devra être étudiée avec la DSI et la décision sera prise conjointement.

Projet de dématérialisation complexe

Si votre projet de dématérialisation suppose plusieurs mois ou plusieurs années de réalisation avec des montants importants, vous devez prévoir une opération budgétaire pour imputer les travaux relatifs à votre projet de dématérialisation. Les échanges avec la DSI permettront d’identifier les moyens à déployer pour lancer votre projet.

Pour une bonne organisation, vous devez mobiliser une ressource interne pour gérer le projet (chef de projet fonctionnel) et demander une autorisation d’emploi non permanent (article 34-3) imputé sur votre opération budgétaire, pour recruter un chef de projet technique. Ce dernier sera affecté à la DSI qui procédera au recrutement et qui gérera la cohérence de la réalisation ainsi que son intégration dans le système d’information du Pays.

Les prestations relatives à la sécurité de l’information

Toutes les prestations relatives à la sécurité de l’information (formation, audit, intégration, étude, communication, …) sont pilotées par la DSI. En conséquence, toutes les prestations de cette nature doivent recueillir le visa de la DSI. La DSI gère une opération transverse sur laquelle les prestations de sécurité informatique pourront être imputées, dans la limite du budget disponible.

La protection des données personnelles

La déléguée à la protection des données (DPD ou DPO) a un rôle de conseil dans la mise en œuvre des règles de protection des données personnelles, notamment dans les traitements informatisés existants et les projets de développement informatique. Elle est obligatoirement consultée dans les cas prévus par la circulaire n° 3696/PR du 5 juin 2019. Chaque service dispose également d’un référent informatique et libertés chargé d’animer la mise en œuvre des règles « informatique et libertés » dans son entité.