Présentation

Logiciel multi-budgets (pour un même organisme, plusieurs budgets peuvent être gérés simultanément), multi-imputations (un engagement, une liquidation, une recette, … peuvent être imputées sur plusieurs comptes), multi-devises (une dépense peut être effectuée en devise)

· Saisie déconcentrée des inscriptions budgétaires, des engagements, des liquidations, … au niveau des services (liaison avec les archipels éloignés (Marquises, Australes, …) et la Métropole (Délégation à la Polynésie Française)

· Existence d’un circuit de visa électronique qui se calque au circuit financier, possibilité de visa à l’intérieur d’une structure hiérarchique déterminée (Direction de l’Equipement), visa du contrôle des dépenses engagées, visa de l’ordonnancement du Service des Finances ou visa de la réception des documents chez les comptables

· Gestion de la confidentialité au niveau de chaque utilisateur et au niveau de chaque centre de travail

· Il existe la possibilité pour certaines éditions, de générer un fichier Excel qui se retrouve sur le poste de l’utilisateur et qui reflète les données de l’édition

Lexique

Agent comptable
Il est chargé de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes, du paiement des dépenses, de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant au Territoire, du maniement des fonds, de la tenue de la comptabilité, de la conservation des pièces justificatives, des opérations et documents de comptabilité.

Article
Division élémentaire de la comptabilité. Les articles peuvent être à 2,3,4,5 chiffres mais classiquement c’est 3. Ils sont ouverts en tant que de besoin par subdivisions successives d’une classe de compte. D’un article, dépend plusieurs Opérations.

Atténuation des dépenses
L’atténuation d’un exercice donné équivaut à un rétablissement des crédits budgétaires consécutif à un reversement pendant le même exercice des sommes trop perçues.

Autorisation d’Engagement (AE)
Une autorisation d’engagement est une mesure d’exécution budgétaire et financière. Elle autorise les services à engager le Territoire dans la limite du montant de l’AP (Autorisation de Programme) inscrit au budget et fait naître des obligations à son encontre. C’est dans le cadre des autorisations d’engagement que les services vont pouvoir exécuter la commande publique et faire naître des obligations à l’encontre du Territoire par le biais des engagements juridiques que constituent les bons de commande, marchés, arrêtés.

Autorisation de Programme (AP)
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses que les services sont autorisés à engager pour l’exécution des investissements prévus par le budget du Territoire. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation (délibération. 83129 AT du 26/08/83) La réalisation progressive de l’exécution d’un investissement donne lieu à l’inscription de crédits de paiement (CP) en fonction de l’échéancier des travaux. Normalement en Polynésie Française, les dépenses d’investissement ne peuvent avoir lieu sans que les crédits de paiements soient affectées ; sauf dans le cas restrictif des « financements certains » liés au contrat de développement où les Autorisations de Programme retrouvent leurs fonctions originelles.

Bon de Commande (BC)
Un bon de commande est un acte qui permet d’exécuter la commande publique. C’est le document par lequel un service administratif passe une commande auprès d’un fournisseur (engagement comptable et juridique).

Bordereau
C’est un état regroupant plusieurs mandats ou titres de recettes servant à la transmission au comptable.

Budget
Définition du budget du Territoire :

Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées pour une année civile les recettes et les dépenses du Territoire. Il se matérialise par un document qui décrit l’ensemble des recettes prévues et des dépenses autorisées pour la période considérée.(art 3- Délibération n°95-205AT du 23/11/95)

C’est un acte de prévision (aspect financier) et un acte d’autorisation (aspect juridique).

Il est voté par chapitre et/ou article. La délibération est close par un vote d’ensemble. Il est présenté suivant la nomenclature des comptes de l’instruction comptable M51 adaptée aux spécificitées du Territoire, arrêtée par le Président du gouvernement du territoire et communiquée au contrôleur des dépenses engagées ainsi qu’au payeur du territoire. (art 11- Délibération n°95-205AT du 23/11/95)

Budget additionnel
Voir Collectif Budgétaire

Budget annexe
Budget retraçant les dépenses et les recettes d’un service dont l’activité tend essentiellement à produire des biens ou rendre des services donnant lieu à paiement. Actuellement la Polynésie Française ne gère pas de budget annexe.

Centres de Sous-Ordonnancement (CSO)
Le sous-ordonnateur de ce centre procède à l’ordonnancement des dépenses de fonctionnement dans la limite des crédits qui sont mis à sa disposition par délégation généralement mensuelle effectuée à l’aide d’un document appelé « extrait de délégation ». Il peut également émettre des titres de recette. Les CSO sont actuellement MATAURA, UTUROA et PARIS. Lorsque le Service des Finances reçoit les pièces justificatives (bordereaux, situation mensuelle), il saisit les engagements et procède à des mandats de régularisation pour chaque facture. En réalité, les mandats ont été fait manuellement par les différents CSO. Le CSO de Paris possède une enveloppe budgétaire de crédits votés, pour les autres CSO, les crédits sont délégués par rapport aux services dépensiers des îles.

Chapitre
Unité budgétaire regroupant les crédits correspondant aux dépenses d’un secteur fonctionnel ayant même nature ou même destination. Le chapitre correspond à l’unité juridique sur lequel se prononce, par vote, l’assemblée Territoriale. Un chapitre est composé de plusieurs Sous-chapitres

Collectif Budgétaire
Complément du budget primitif. Il est voté en cours d’année pour faire face à des dépenses imprévues, pour tenir compte des recettes complémentaires ou pour ajuster les crédits votés initialement aux besoins définitifs des services. Le collectif budgétaire est parfois appelé aussi budget additionnel ou décision modificative

Comptable Public
Les comptables sont des préposés aux caisses publiques. Pour eux, l’activité financière est primordiale et même exclusive. Leurs attributions sont les suivantes :
 Prise en charge et recouvrement des ordres de recette qui leur sont remis par les ordonnateurs, des créances constatés par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre dont ils assurent la conservation.
 Paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs accrédités, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative.
 Conservation et garde des fonds et valeurs,
 Tenue de la comptabilité,….

Le comptable est l’associé de l’ordonnateur dans l’exécution du budget. Les comptables sont ainsi tenus d’exercer :
 le contrôle de l’autorisation de percevoir la recette,
 le contrôle de la mise en recouvrement des créances de l’organisme public et de la régularité des réductions et annulations des ordres de recette,
 le contrôle de la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué,
 le contrôle de la disponibilité des crédits et de l’exacte imputation des dépenses aux chapitres qu’elles concernent
 le contrôle de l’intervention préalable des contrôles réglementaires,
 le contrôle de la validité de la créance,
 le contrôle de l’application des règles de prescription et de déchéance de la dette,
 le contrôle du caractère obligatoire du règlement (capacité du créancier, absence d’opposition au paiement par les créanciers du créancier) Si le comptable, après contrôle, reconnaît la régularité de l’ordonnancement , il l’atteste par la mention « vu, bon à payer ». La dépense est alors réputée faite dès ce moment.

Comptes Hors Budget
Voir Fonds Spéciaux

Controleur de l’engagement des dépenses
Appelé aussi Contrôleur des Dépenses Engagées (CDE).

Les contrôleur de l’engagement des dépenses du territoire et de ses établissements publics ainsi que de l’assemblée territoriale effectuent le contrôle préalable à l’engagement des dépenses. Ils tiennent également les comptabilités des dépenses engagées. (art. 65 de la délibération n°95-205 AT du 23 novembre 1995)

Aucun mandat de paiement ne peut être présenté à la signature de l’ordonnateur, s’il n’est accompagné des pièces justificatives de l’engagement de la dépense,…. et revêtues du visa du contrôleur des dépenses engagées. (art. 68 de la délibération n°95-205 AT du 23 novembre 1995)

Crédit Délégué (CD)
Les crédits délégués sont une des spécificités de la Polynésie Française. Ils représentent la limite supérieure des engagements que les services dépensiers peuvent effectués au cours d’une période donnée. Ils sont attribués pour chaque service dépensier, généralement mensuellement, en prenant en compte les crédits votés des services et au regard de la trésoreire du Territoire.

Crédit de Paiement (CP)
Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payés pendant un exercice budgétaire pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondante. (délibération. 83129 AT du 26/08/83) Tout CP qui devient sans objet en cours d’année peut-être annulé par arrêté du Conseil des Ministres. Les CP disponibles sur opérations en capital au 31 décembre d’un exercice budgétaire sont reportés sur l’exercice suivant par arrêté du Conseil des Ministres.

Délégation de Crédit de Paiement
La délégation de CP s’effectue suivant une dotation par sous-chapitre accordée à chaque Ministère et appelée « répartition des crédits de paiement » qui se déroule en Conseil des Ministres.

Dossier de Mandatement
Il est composé de bons de commande visés par le CDE ou par le correspondant CDE pour toutes les dépenses de fonctionnement inférieures à 150.000 Fcfp, des factures et des pièces justificatives.

Douzièmes provisoires
Système particulier qui permet, en l’absence d’un budget voté dans les délais légaux impartis, d’assurer néanmoins la continuité du Service Public. En matière de fonctionnement cela permet de mettre en recouvrement les recettes et engager les dépenses dans la limite globale des crédits inscrits au budget précédent. En général, les ouvertures de crédits se font sur la base moyenne des réalisations mensuelles de l’exercice écoulé d’où le nom donné au système.

Engagement
L’engagement est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge.

Engagement comptable
C’est l’acte par lequel des crédits budgétaires sont affectés à une opération déterminée – individualisation de la dépense.

Engagement juridique
C’est un acte ou un fait dont naît à l’encontre d’une personne publique une obligation qui se résoudra par une charge budgétaire. En comptabilité publique on distingue l’engagement provisionnel et l’engagement spécifique :

Engagement Provisionnel
L’engagement provisionnel couvre et autorise globalement des engagements juridiques dont le contrôle préalable n’est pas nécessaire en raison de leur montant inférieur au seuil de passation de marchés. (ce seuil est actuellement de 15 millions Fcfp) Par conséquent, lorsque la commande atteint 15 millions il est fait obligation de passer un marché. En dessous de ce seuil, il est permis de traiter sur simple facture ou mémoire et donc de passer une commande au vu d’un simple bon ou lettre de commande. L’engagement provisionnel doit cependant être visé par le Contrôleur des Dépenses Engagées s’il dépasse 150.000 Fcfp, par les correspondants sinon.

Engagement Spécifique
L’engagement spécifique correspond à un acte juridique en la forme : marché, contrat, lettre de commande… L’engagement spécifique doit être visé par le Contrôleur des Dépenses Engagées s’il dépasse 150.000 Fcfp, par les correspondants sinon.

Etablissements publics
Ils possèdent non seulement la personnalité morale mais également l’autonomie financière. Ceci leur permet donc d’avoir un budget propre indépendant de la collectivité principale et d’être gérés de manière autonome financièrement. On distingue cependant deux catégories d’établissements publics : – ceux soumis au Service du Contrôle des Dépenses Engagées du fait que leur ressource principale est constituée de subvention de la part du Territoire. Ils sont actuellement au nombre d’environ 15. – ceux non soumis au Service du Contrôle des Dépenses Engagées.

La délibération n°95-205 AT du 23 novembre 1995 porte adoption de la réglementation budgétaire, comptable et financière du territoire et de ses établissements publics.

Fonds spéciaux
Ils sont aussi appelés Comptes Hors Budget. (art 26, 27 et 28- Délibération n°95-205AT du 23/11/95) Ils sont ouverts par délibération budgétaire.

Ils comprennent deux catégories : – comptes d’affectation spéciale – comptes de prêts et d’avances.

Ils représentent actuellement entre 3 et 5 milliards de Fcfp Les différents fonds spéciaux sont :

FSPPN = Fonds Spéciaux pour les Produits de Première Nécessité (la distinction est faite par produit : riz, farine, sucre,… Les recettes de ce fonds sont liés aux écarts de prix)

FRPH = Fonds de Régulation des Produits Hydrocarbures FPPH = Fonds de Péréquation des Produits Hydrocarbures (la distinction est faite par nature en dépense et en recette)

CAVC = Compte d’Aide aux Victimes de Calamités (alimenté par une taxe douanière)

FIDES = Section locale (versement de l’Etat) (l’Etat notifie les versements par arrêtés)

Liquidation
C’est l’opération postérieure à l’engagement consistant à arrêter le montant exact d’une charge à payer, après avoir vérifié la réalité de la prestation qui devait être fournie à la personne publique. La liquidation est l’opération ayant pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. La liquidation comprend deux démarches distinctes et successives :
 la constatation du service fait
 la détermination de façon précise du montant de la dette de la collectivité, c’est à dire, à vérifier l’exactitude des calculs.

La liquidation fait référence à l’engagement initial. Mandat

Appelé aussi mandat de paiement

C’est le support administratif constituant l’ordre de paiement adressé par l’ordonnateur au comptable. En Polynésie Française, les mandats laissent apparaître non seulement le montant en Fcfp mais aussi la possibilité de contrepartie en devise métropolitaine FF. Ils indiquent aussi le numéro de visa du Contrôleur des Dépenses Engagées.

Ordonnateur
Les ordonnateurs prescrivent l’execution des recettes et des dépenses. A cet effet, ils constatent les droits du territoire et de ses établissements, liquident ls recettes, engagent et liquident les dépenses, puis les ordonnacent. (art. 60 de la délibération n°95-205 AT du 23 novembre 1995)

Leurs attributions financières sont les suivantes :
 en recettes : ils établissent les créances des organismes publics (asseoir l’impôt), en déterminent le montant (liquidation) et en prescrivent le recouvrement.
 en dépenses : ils font naître les dettes des organismes publics (engagement), en déterminent le montant (liquidation) et en prescrivent le paiement.

L’action de l’ordonnateur aboutit à l’émission d’un titre de recouvrement ou de paiement, qui est transmis au comptable.

L’ordonnateur est l’agent de l’ordre administratif qui procède à l’exécution budgétaire.

En pratique, bien que l’ordonnateur délégué soit pour le territoire, le Chef du Service des Finnaces et de la Comptabilité, celui-ci laisse l’engagement et la liquidation des dépenses à la charge des différents Chef de Service.

La comptabilité administrative de l’ordonnateur décrit des opérations relatives à : – la mise en place des crédits budgétaires ; – l’engagement des dépenses ; – la liquidation des recettes et des dépenses ; – l’émission des titres de recettes et l’ordonnacementdes dépenses. .(art 31- Délibération n°95-205AT du 23/11/95) Cette comptablité est tenue par les agents de l’ordre administratif.

Ordonnancement
Acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette. Au plan pratique, l’ordonnancement se traduit in fine par l’émission d’un mandat de paiement. Ces phases sont de la compétence exclusive de l’ordonnateur. Elles sont suivies du paiement qui ressort de la compétence du comptable.

Ordre de Paiement
Voir Mandat.
Il est créé soit . lorsqu’il s’agit d’un compte hors-budget mandaté ou non. . lorsqu’il s’agit d’une dépense en France ou à l’étranger qui accompagne un mandat.

Il est actuellement essentiellement établi sous forme manuelle.

Ordre de Recette
« Titre » émis en atténuation d’une dépense s’il s’agit du budget en cours, le titre s’impute en plus dans la colonne dépense, il est aussi appelé Ordre de Reversement.. S’il ne s’agit pas du budget en cours il y a émission d’un Titre de Recettes.

Il est actuellement essentiellement établi sous forme manuelle.

Payeur
Voir Comptable Public
Il examine la régularité de la dépense et se fait produire toutes les pièces justificatives nécessaires. Lorsque la dépense est réputée correcte, il appose son ’Visa’.

Plan de campagne
Le statut du Territoire de la Polynésie Française indique que la programmation de la réalisation des travaux d’investissement doit faire l’objet d’un plan de campagne approuvé par le Conseil des Ministres qui définit les priorités en tenant compte de divers facteurs :

* financement des opérations * capacité des entreprises à réaliser les travaux * degré de faisabilité : maîtrise financière, avancement d’étude… * conditions climatiques : saison sèche ou saison humide ; pour les travaux routiers et les protections de berges de rivière ; * rentrées scolaires à assurer pour les constructions scolaires.

Une fois le plan de campagne approuvé par le Conseil des Ministres, ce document est complété périodiquement et il permet de constater les écarts entre les prévisions faites en début d’année et les réalisations effectuées. (Il est possible d’éditer ce document par commune, par archipel, par chapitre, par gestionnaire).

Projet d’exécution (en investissement)
Le service correspondant réunit tous les éléments techniques, administratifs, financiers, fonciers… nécessaires à la mise au point du projet d’exécution de l’investissement autorisé.

Régie
Il existe deux catégories de régie : – La régie de recettes – La régie d’avances

La création d’une régie de recettes ou d’une régie d’avances résulte d’une décision de l’ordonnateur de la collectivité ou de l’établissement public intéressé, après avis conforme du comptable.

Il ne faut pas confondre la régie et la procédure de travaux en régie

Régisseur d’avances
En matière de dépenses, un agent du service administratif peut, après un procédure d’habilitation, avoir une certaine somme d’argent avec laquelle il va réaliser les dépenses de fonctionnement plus rapidement que par la procédure administrative classique. Un état de ces dépenses avec les justificatifs est ensuite envoyé au Comptable Public pour contrôle.

Régisseur de recettes
En matière de recettes un agent du service administratif est autorisé à percevoir des recettes aussitôt après avoir constaté et liquidé lui-même ; Cet agent, appelé régisseur de recettes, reverse ultérieurement au comptable les sommes encaissées par ses soins.

Réimputation
Cela concerne la régularisation de l’imputation avancée d’une dépense. Au moyen d’un certificat administratif, le comptable augmente les dépenses d’un chapitre et atténue d’une somme égale celles d’autre(s) chapitre(s).

Report de crédits
Opération par laquelle un crédit accordé au titre d’une année donnée et non utilisé peut venir s’ajouter à la dotation du budget suivant. Dans le système budgétaire territorial, les seuls reports de crédits autorisés concernent les crédits d’investissement.

Service de fonctionnement
Regroupement de l’ensemble des dettes et des dépenses de fonctionnement. L’excédent des recettes de fonctionnement sur les dépenses de la section forme l’autofinancement, appelé encore reversement ou prélèvement, et concourt au financement de la section d’investissement.

Service d’investissement
Regroupement de l’ensemble des recettes et des dépenses d’investissement. Dans la comptabilité territoriale, les chapitres d’investissement sont classés par catégories.

Sous-Chapitre
Classement fonctionnel des dépenses budgétaires (chapitre, sous-chapitre, article).

Titre de recette
Document comptable par lequel l’ordonnateur donne ordre au comptable de faire payer un débiteur.

Transfert de crédits
Mouvement de crédits effectués entre chapitres en cas de changements d’affectation de la dépense sans que la nature de celle-ci s’en trouve modifié.

Travaux en Régie
Par travaux en régie, il faut entendreles travaux effectués par du personnel rémunérés directement par le « département » qui met en oeuvre des moyens en personnel, matériel et outillage acquis ou loués par lui et des fournitures acquises par lui. Les dépenses relatives aux travaux en régie s’imputent à la section de fonctionnement, aux comptes correspondant aux natures de dépenses (fourniture, fraix de personnel par exemple) Dans ce cas le « département » peut être considéré comme son propre entrepreneur, la section de fonctionnement cède le bien crée à la section d’investissement. Ce transfert qui donne lieu à une écriture globale annuelle s’opéère par l’intermédiaire du compte de recette 782 « Travaux d’investissement en régie ». La contrepartie de cette recette est constituée par une dépense à l’une des subdivisions du compte 232 « Construction du bâtiment de … » (par exemple) de l’un des chapitres intéressés de la section de fonctionnement. (Instruction M51- § 242.6)

En Polynésie Française, une circulaire n°0028CM du 15/02/88 se caractérise « bizarrement » par une comptabilisation simultanée en section de fonctionnement et en section d’investissement.

Unité comptable
Ce sont des sous-comptables qui s’occupent de la liquidation des différents arrondissements.

Virement de crédits
Mouvement de crédits entre deux chapitres, qui modifie la nature de la dépense. Les deux termes « transfert de crédits » et « virement de crédits » sont souvent utilisés de manière équivoque.