La Circulaire officielle porte la référence n°2380/PR du 15 avril 2026

Objet : Procédures relatives à l’exécution des achats informatiques pour l’exercice 2026

Réf. :

• Circulaire n°612/MEF du 03/08/2023 issue de l’arrêté n° 1268 CM du 27 juillet 2023 portant réglementation de la prise en charge par le budget de la Polynésie française des frais liés aux télécommunications.
• Arrêté n°119/PR du 14 février 2020 fixant le seuil d’imputation des biens meubles en investissement.
• Circulaire n° 4748 PR du 15 juillet 2025 précisant les modalités de mise en œuvre des règles de protection des données à caractère personnel, dans nos activités ;
• Circulaire n° 444/PR du 27 janvier 2026 fixant la charte relative à l’usage de l’intelligence artificielle par le Gouvernement et les services de la Polynésie française
• Accord-cadre n°75/15/PR du 18 décembre 2024 (lots n° 3, 4 et 5)

La Direction du système d’information (DSI) définit les stratégies d’acquisition, d’installation et de déploiement des logiciels, de gestion de parc, de bureautique, de sécurité, avec l’objectif de rationaliser les moyens et les coûts.

Elle coordonne les achats des équipements informatiques de l’administration. Les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les éléments actifs du réseau (switch, routeurs) connectés au réseau de l’administration, les écrans, les imprimantes réseaux, les scanners à défilement sont acquis par la DSI sur des opérations de dotations annuelles. Certains cas particuliers peuvent déroger à cette règle générale.

La présente circulaire a pour objet de rappeler les procédures applicables à tous les ministères et services dans les domaines qui relèvent des compétences de la DSI afin d’éviter tout rejet des services financiers et de la DSI. Elle explique la procédure d’obtention du visa de la DSI, les cas particuliers d’acquisition ou de prestations ainsi que les règles générales d’organisation des projets de transformation numérique.

Les acquisitions de matériels informatiques, les travaux et prestations informatiques réalisés en dehors des prescriptions exposées ci-après feront l’objet d’un rejet du Contrôle des dépenses engagées (CDE) et de la Direction du budget et des finances (DBF).

1 – ACHATS SOUMIS AUX VISAS DSI

1.1 – MATERIELS

1.1.1 Marché d’achats coordonnées

Conformément aux articles LP224-1 et A224-1 du code polynésien des marchés public relatif à la coordination des achats, la DSI a organisé une consultation sous forme d’un accord-cadre multi-attributaires lancé au mois de juin 2024.

Les marchés subséquents des lots 3-4-5 relatifs aux écrans, imprimantes et scanners sont accessibles aux ministères et services. Néanmoins, pour respecter les contraintes d’intégration au système d’information ou de sécurité, toutes les demandes d’achats sont soumises à la validation de la DSI en amont. La procédure et les conditions d’exécution seront précisées dans la circulaire du marché correspondant.

Les matériels spécifiques qui ne sont pas couverts par ce marché doivent suivre les dispositions décrites ci-après.

1.1.2 Acquisition et maintenance de matériels hors marché

Les acquisitions de matériels hors marché coordonné doivent être justifiées par une note de présentation (se référer au cas n°1 de la procédure d’obtention du Visa).

Pour les matériels tels que les photocopieurs et les écrans tactiles multimédias, il convient de souscrire à une prestation de maintenance du matériel à l’issue de leur période de garantie.

Photocopieurs

Dans le cadre de la coordination prévue par le code des marchés publics, la DSI recommande de relancer une mise en concurrence avant de reconduire vos contrats de location et de maintenance des photocopieurs. Ces contrats doivent obtenir le visa de la DSI.

Les contrats de location et de maintenance des photocopieurs, qu’ils incluent ou non les consommables et les réparations, sont imputés sur le budget de fonctionnement du service métier concerné.

Ces contrats doivent impérativement préciser :

• la durée du contrat, fixée à un maximum de trois (3) ans ;
• les modèles de photocopieurs mis à disposition, accompagnés de leur fiche technique ;
• le respect des exigences de confidentialité et du RGPD ;
• l’intégration d’une clause de sécurité adaptée aux équipements numériques ;
• la purge complète des mémoires internes et des données avant toute restitution du matériel, notamment lors de l’arrêt du contrat.

Les clauses relatives à la protection des données, à la sécurité et à la confidentialité sont détaillées dans la fiche de clauses types jointe en annexe, à laquelle il conviendra de se référer.

La messagerie officielle de l’administration étant Microsoft 365 (M365), tout photocopieur disposant de la fonctionnalité scanner doit obligatoirement être en mesure d’envoyer les fichiers numérisés par courrier électronique vers une boîte mail M365.

Le photocopieur doit ainsi :

• supporter l’envoi SMTP ;
• permettre une authentification sécurisée (SMTP AUTH).

À défaut de prise en charge de ces fonctionnalités, la fonction de numérisation ne pourra pas être utilisée.

Autocommutateurs téléphoniques VoIP

Dans un souci de cohérence du système d’information et de maîtrise des infrastructures de téléphonie, il est rappelé les dispositions suivantes relatives aux autocommutateurs téléphoniques VoIP.

Toute prestation portant sur l’acquisition, l’installation, la configuration, l’évolution ou la maintenance d’autocommutateurs téléphoniques VoIP doit obligatoirement faire l’objet d’un visa technique préalable.

La souscription à un service de téléphonie VoIP en ligne est privilégiée et recommandée. Cette souscription est réalisée à l’initiative du service métier concerné et imputée sur son budget propre.

Par ailleurs, une liaison internet de type fibre devra être souscrite par le service métier. Cette liaison devra être dédiée spécifiquement aux usages de la téléphonie IP, afin de garantir la qualité de service, la sécurité et la continuité des communications.

Ecrans tactiles interactifs

La DSI gère une opération d’investissement transversale pour l’acquisition des écrans tactiles interactifs connectés.

Une procédure de mise en concurrence doit être réalisé au préalable avec les caractéristiques techniques et conditions suivantes :

• Module PC avec système d’exploitation Windows 11 Pro
• Caméra de visioconférence
• Clavier + souris sans fil
• Support mobile
• Formation à l’utilisation
• Livraison et montage sur site

Le choix du matériel devra se baser sur une analyse des offres, qui pourra prendre en compte les critères prix et délai de livraison, si les critères techniques sont respectés (prérequis ci-dessus).

Exemple :

L’offre retenue sera l’offre ayant obtenue la note la plus élevée.

Après avis de la DSI, les crédits seront subdélégués à votre centre de travail. Ces acquisitions sont limitées par les crédits disponibles.

La tarification actuelle de location des écrans tactiles revient à payer chaque année quasiment le prix du matériel neuf. L’acquisition est donc privilégiée et par conséquent, aucun visa technique ne sera octroyé dans le cadre de contrat de location de ce type de matériels.

1.2 TRAVAUX

• Travaux relatifs aux bâtiments

Les marchés de travaux relatifs aux bâtiments (construction, extension ou rénovation) doivent obligatoirement faire l’objet d’un visa technique préalable de la DSI dès lors qu’ils comportent des prestations en courants forts et/ou en courants faibles.

À ce titre, le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) est soumis au visa technique de la DSI avant la publication du marché, afin de garantir la conformité des prescriptions techniques, la cohérence avec l’architecture du système d’information et le respect des exigences de sécurité.

• Prestations de travaux sur les réseaux informatiques

L’interconnexion entre le réseau de l’administration et Internet ou d’autres réseaux (par exemple le réseau téléphonie IP), est strictement contrôlée et encadrée. Ce contrôle garantit la qualité et la sécurité du réseau de l’administration.

En conséquence, ces prestations sont soumises au visa de la DSI.

• Travaux de câblages

Dans le cadre d’aménagements des locaux, des travaux de câblage réseau sont souvent nécessaires. Ces travaux à l’intérieur des bâtiments sont à imputer sur votre budget. Ils doivent suivre les prescriptions techniques du cahier des charges de la DSI (pour répondre aux recommandations et contraintes du réseau de l’administration.

En conséquence, ces projets de travaux, accompagnés des plans réseaux, sont soumis au visa de la DSI.

1.3 ABONNEMENTS INTERNET

Le développement du télétravail, l’enrôlement des postes de travail sous Intune ainsi que la mise en œuvre du modèle de sécurité Zero Trust sur les postes et au sein du système d’information du Pays permettent désormais la banalisation des liens réseaux.

Dans ce contexte, l’accès aux ressources et aux données du système d’information s’effectue dès lors qu’un accès Internet est disponible, rendant inutile la mise en place de liens intranet dédiés entre les sites.

En conséquence, la souscription des accès Internet nécessaires au fonctionnement des services pourra être réalisée :

• soit directement par le service métier,
• soit par la DSI, selon les modalités organisationnelles et les besoins identifiés.

Cette évolution s’inscrit dans une logique de simplification des architectures, de renforcement de la sécurité et de meilleure adaptabilité aux usages actuels et futurs.

Dans un objectif d’optimisation des dépenses, les contrats d’abonnement dont la durée excède 24 mois doivent faire l’objet d’une mise à jour, qu’elle soit tarifaire et/ou contractuelle.

Dès lors qu’un site devient éligible à la fibre optique, il est recommandé de résilier les abonnements cuivre (ADSL) au profit d’offres fibre, ou à défaut d’offres 4G/5G.

Ces technologies offrent une meilleure évolutivité, une fiabilité accrue et une adéquation optimale avec les usages actuels et futurs (télétravail, visioconférence, applications métiers, renforcement de la sécurité, etc.).

Les contrats souscrits auprès des fournisseurs d’accès Internet doivent être dûment justifiés et être dimensionnés pour des usages strictement professionnels.

Les propositions commerciales correspondantes doivent obligatoirement recueillir l’avis favorable préalable de la DSI (se reporter au paragraphe 3 « Avis préalable »). Cet avis conditionne l’obtention du visa de la DSI, délivré selon une procédure simplifiée.

La DSI recommande la souscription d’abonnements Internet de type fibre, incluant, lorsque cela est possible, l’option d’une adresse IP fixe, afin de garantir la stabilité, la sécurité et la traçabilité des usages.

Les EPAC liés à ces abonnements doivent faire l’objet d’un visa technique préalable annuel de la DSI. Si d’autres dépenses sont prévues dans l’EPAC, le visa n’est valable que pour la ou les liaisons Internet présentées au visa.

Il est fortement recommandé de créer un EPAC exclusivement dédié aux abonnements Internet, avec des libellés explicites.

Enfin, la DSI recommande aux services de vérifier régulièrement que les abonnements souscrits n’ont pas fait l’objet d’évolutions non maîtrisées, notamment en matière de débit ou de coût. Le cas échéant, il appartient aux services concernés de réajuster les contrats afin de les aligner sur les besoins réels, dans un objectif de bonne gestion des contrats et d’optimisation des dépenses publiques.

1.4 PRESTATIONS ET LOGICIELS

Les cas suivants sont soumis au visa de la DSI et doivent suivre le cas n°1 de la procédure d’obtention de visa avec fourniture d’une note de présentation et d’une fiche projet (paragraphe 4.1) :

• Acquisition de logiciels ou d’applications
• Prestations de services dans la conception, la réalisation, la maintenance des systèmes d’information
• Prestations de services dans la conception, la réalisation, la maintenance d’applicatif sur les plateformes transverses proposées dans l’offre de service de la DSI
• Prestations de formation sur les plateformes transverses proposées dans l’offre de service de la DSI
• Prestations de services dans la sécurité des systèmes d’information et/ou portant sur la protection des données personnelles
• Abonnement de logiciels ou applications en ligne
• Prestations et logiciels de vidéo surveillance
• Prestations d’assistance à maitrise d’ouvrage, transfert de compétences, formations, et déplacements relatifs aux projets numériques.
• Acquisitions de solutions d’intelligence artificielle, lorsque l’on se trouve dans l’un des cas suivants :
  • la solution est destinée à être utilisée sur des données personnelles ou des données couvertes par le secret professionnel ;
  • les usages prévus ne rentrent pas dans les cas d’usage autorisés par la circulaire n° 44/PR du 27 janvier 2026 (faciliter la recherche ; effectuer une prise de notes, élaborer des comptes rendus de réunions ; rédiger, corriger, traduire et faire la synthèse de documents ; produire des images et contenus visuels ; analyser et modéliser des données publiques) ;
  • la solution ne figure pas parmi les solutions du panorama des solutions « sur étagère » de la DINUM (https://alliance.numerique.gouv.fr/cartographie/panorama-des-solutions-ia-sur-etagere-pour-les-administrations-publiques/)

2 – ASPECTS BUDGETAIRES

2.1 – MARCHES COORDONNES

Le marché d’achats coordonnées de matériels informatiques permet aux services d’acquérir des matériels sur leurs propres crédits de fonctionnement ou d’investissement. Cela concerne les périphériques tels que les écrans, les imprimantes et les scanners.

Pour connaître la procédure d’achat de ce type de matériel, il convient de consulter la circulaire du marché subséquent correspondant.

2.2 – BUDGETS D’INVESTISSEMENT DES SERVICES

Les logiciels nécessaires à la réalisation d’un projet numérique porté par un service sont imputés sur une autorisation de programme du service.

2.3 – BUDGETS DE FONCTIONNEMENT DES SERVICES

Les dépenses suivantes doivent être imputées sur votre budget de fonctionnement :

• Abonnement à des licences logicielles : Ce sont des logiciels installés sur les machines dans le réseau de l’administration dont la licence doit être renouvelée à chaque échéance. Tout nouveau logiciel doit être intégré au portail d’application ou suivre une procédure d’installation particulière. Il convient de se rapprocher de la DSI pour se renseigner.
• Abonnement à des services en ligne (SaaS) : De plus en plus d’éditeurs proposent leurs logiciels en abonnement à un service en ligne (Software as a Service ou SaaS). Il convient de suivre les recommandations décrites en au chapitre 7 et de porter une attention particulière sur les conditions d’hébergement des données de la solution.

2.4 – BUDGETS TOUS SERVICES DE LA DSI

La DSI dispose de plusieurs Autorisations de Programme de dotations annuelles en investissement pour certaines catégories d’achat qui permettent aux services qui ne disposent pas des budgets nécessaire de financer certaines opérations.

Ces enveloppes sont limitées et concernent de manière générale des opérations qui sont largement en dessous du premier seuil des marchés et qui ne peuvent pas être pluri-annuelle.

Un avis préalable de la DSI est nécessaire. L’avis favorable déclenchera une subdélégation de crédit permettant au service de lancer l’opération. La procédure d’achat qui s’ensuit est soumis au visa de la DSI selon les mêmes procédures décrites ci-après.

3 – AVIS PREALABLE

3.1 – COMMANDES PUBLIQUES AVEC PUBLICITE

L’avis intervient en amont de la contractualisation afin d’apporter de la cohérence dans le système d’information du pays et de s’assurer de l’adéquation aux contraintes techniques, de sécurité et de respect de la réglementation relative au numérique.

Les projets de marchés (conventions, MAPA et marchés publics formalisés) devront être soumis à la DSI durant la phase préparatoire. La DSI formalisera sa réponse sous forme d’un avis transmis par courrier.

L’avis favorable de la DSI doit être obtenu avant la phase de consultation des entreprises. Si l’avis comporte des observations ou des recommandations, il conviendra de les prendre en compte et de renvoyer le projet de marché corrigé pour un nouvel examen.

L’avis favorable de la DSI (sans observations) permet ensuite d’obtenir un visa selon la procédure simplifiée.

3.2- ABONNEMENTS INTERNET

L’avis intervient en amont de la contractualisation. Le dossier souche à soumettre à la DSI doit contenir les documents les suivants :